גם אתם בטח חולמים על משרד גדול ומרווח עם מזכירה אישית שיושבת בכניסה ומטפלת בכל הפעילות השוטפת של העסק ובעיקר במי רשאי או לא רשאי לצעוד אל המשרד שלכם. במציאות מעט שונה מהחלומות הללו, אבל בהחלט כל בעל עסק, גם הקטן ביותר, יכול להחזיק עוזרת אישית שתבצע עבורו שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ ולנהל את המשרד שלו "כמו הגדולים".
הקורונה שינתה לחלוטין את כללי המשחק בעולם העסקים ויצרה לא מעט משרות חדשות שטרם היו קודם לכן או כאלו שהיו "על אש קטנה" ועברו עכשיו להיות הרבה יותר נחוצים ונפוצים. אחד מהם הוא המקצוע של עוזרת אישית.
מהי עוזרת אישית?
עוזרת אישית היא אולי לא מקצוע חדש אבל היא בהחלט עברה מתיחת פנים של ממש בשנים האחרונות ובעיקר מאז הקורונה. השירותים שהיא מספקת מותאמים לרוח התקופה ובעיקר לכך שבעלי עסקים רבים הם למעשה פרילנסרים שאפילו לא מחזיקים במשרד פיזי או שעושים זאת במשרד קטן במתחם חללי עבודה כלשהו.
אותם בעלי עסקים מבינים שהם זקוקים לשירותי אדמיניסטרציה מקצועיים כדי להתנהל עסקית בצורה פרודוקטיבית הרבה יותר, בדיוק כמו שנהוג לחשוב על עסקים גדולים יותר עם משרדים ומזכירה שהיא מנהלת המשרד. באמצעות עוזרת אישית שכזאת המספקת שירותי משרד במיקור חוץ, הם יכולים כעת לעשות זאת.
מה הם שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ?
שירותי אדמיניסטרציה במיקור חוץ הם הפעילות הנפוצה ביותר של עוזרת אישית לעסקים מסוג זה, אם כי יש עוד תפקידים ופעולות שהיא עשויה לספק עבורם. בתחום האדמיניסטרציה מדובר בעיקר על:
- הדפסת מסמכים
- תיוק של מסמכים וניירת משרדית
- קבלה ושליחה של דואר וחבילות
- משלוח ומענה למיילים
אלו ללא ספק פעולות אדמיניסטרציה שלא כל בעל עסק מיומן בהם או מוצא את הזמן לטפל בכך.
כמו כן עוזרת אישית יכולה להעניק שירותים נוספים דוגמת:
- ניהול לקוחות במיקור חוץ – מענה טלפוני ובמייל ללקוחות, שימור לקוחות, טיפול בלקוחות לא מרוצים ועוד.
- ניהול עובדים במיקור חוץ – גיוס עובדים, הדרכה של עובדים, מעקב אחר ביצוע עבודות ועוד.
- ניהול כספים במיקור חוץ – הנהלת חשבונות, ניהול תזרים המזומנים של העסק, טיפול בתשלומים ועוד.
- ניהול ספקים במיקור חוץ – גיוס ספקי שירות, מעקב אחר ביצוע שלהם, טיפול בבעיות מול ספקים ועוד.
מה היתרונות של עוזרת אישית?
היתרונות של השירות רבים מאוד ובעיקר מתאימים לעסקים קטנים או עסק של אדם אחד המנהל אותו.
יתרונות של שירותי אדמיניסטרציה על ידי עוזרת אישית:
- תשלום לפי ביצוע – אין צורך לשלם שכר גבוה עבור משרה מלאה או אפילו חלקית אלא משלמים עבור שעות עבודה שמוסכמות מראש או ביצוע עבודות ספציפיות מדי חודש.
- מקצועיות עסקית – כאשר כל תפעול המשרד שלכם מבוצע על הצד הטוב ביותר והלקוחות, הספקים והעובדים שלכם מקבלים מענה מהיר לכל צורך שלהם, אתם משדרים מקצועיות רבה יותר.
- התמקדות במקצוע שלכם – לא כולם מוכשרים בניהול משרד אלא רק במקצוע הספציפי שלהם. הדבר נכון למקדם אתרים, אדריכל, עורך דין או אינסטלטור. כולם יכולים להתמקד במתן שירות מקצועי ללקוחות שלהם, כאשר עוזרת אישית מטפלת עבורם בכל השאר.
אתם בהחלט יכולים לחלום אבל גם להגשים את החלומות שלכם באמצעות עוזרת אישית לעסק.
המאמר נכתב בשיתוף עם חברת TIME IS MONEY אשר מעניקה שירותי מנהלת משרד במיקור חוץ לבעלי עסקים, חברות וארגונים.